My Müzik Organizasyon · Etkinlik rehberi
Açık havada yapılacak bir düğün, şirket daveti veya konser için planlama, kapalı salonun alışılmış düzeninden farklı sorular gerektirir. Alanın yerleşimi, zemin, erişim ve hava koşulları teknik görüşmenin parçasıdır. Önce mekan sorumlusundan kullanılabilecek alan ve altyapı bilgilerini alın. Görüşmeye etkinlik saatleri, yaklaşık katılımcı sayısı ve program taslağıyla gelin. Böylece ses, ışık ve sahne talepleri yalnızca bir ekipman listesi olarak değil, gerçek kullanım koşulları içinde değerlendirilebilir.
Alan ve erişim bilgilerini önceden paylaşın
Yükleme girişinden kurulum alanına kadar olan yolu, mekanın izin verdiği saatleri ve sahnenin düşünüldüğü noktayı belirtin. Alanın fotoğrafları ve varsa yerleşim planı faydalıdır. Misafirlerin oturacağı veya ayakta izleyeceği bölümleri, servis ve geçiş yollarını da gösterin. Elektrik altyapısına ilişkin bilgileri mekan yetkilisinden alıp teknik ekibe iletin. Truss ve sahne gibi yapılar için ölçü, zemin ve ekipman yükleri teknik değerlendirmeyle ele alınmalıdır. Hava koşullarına ilişkin mekan planı da görüşmede paylaşılmalıdır.
Günün akışına göre kontrol ve alternatifleri konuşun
Gündüz başlayıp gece süren bir programın ışık ihtiyacı zaman içinde değişebilir. Konuşma ve müzik bölümlerini, performans ekiplerinin ihtiyaçlarını ve gösterilecek içerikleri aynı programda birleştirin. Kurulumdan sonra teknik kontroller için ayrılacak süreyi ekiplerle netleştirin. Mekanın hava koşulları için sunduğu alternatif alan veya program düzeni varsa bunu teknik ekiple de değerlendirin. İnternetteki genel bir kontrol listesi, yerinde uygunluk değerlendirmesinin yerine geçmez. Teklifte hangi hizmetlerin ve hazırlıkların kapsandığını yazılı olarak kontrol ederek ilerleyin.